Assistante de direction - Direction des Relations Internationales H/F

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2021-575  

Attributs du poste

Intitulé du poste

Assistante de direction - Direction des Relations Internationales H/F

Statut

OETAM

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Lieu d'exercice

Rueil-Malmaison

Localisation du poste

Lieu d'exercice

Rueil-Malmaison

Description du poste

Contexte

Composée de 4 personnes, rattachée à la Direction Générale et agissant en appui de cette dernière, des Centres de Résultats, de la Direction Scientifique et des filiales, la Direction des Relations Internationales (DRI) apporte son appui au développement des activités des filiales IFPEN à l'international.

Mission(s) principale(s) et activités

 Vos missions seront les suivantes :

- Contribuer à la préparation des missions des délégations IFPEN à l’étranger (lettres, dossiers, logistique, etc.)

- Gérer les notes de frais et l'horaire variable pour les membres de la Direction.

- Gérer les agendas (planning, déplacements, …) des membres de l'équipe et du Directeur. 

- Assurer la mise en forme des comptes rendus, des présentations, des courriers, l'enregistrement de ces documents et leur archivage.

- Assurer la préparation et l’organisation des réunions de la Direction.

- Assurer l’animation et la gestion de la page Prisme de la Direction

- Travailler en relation étroite avec le secrétariat de la Direction Générale.

 

 

Critères candidat

Diplôme(s), niveau d'études

Bac + 2 ou équivalent

Expérience(s) professionnelle(s) souhaitée(s) (nature, durée, précisez si débutant accepté)

Expérience de 10 à 15 ans sur des fonctions d'assistanat de Direction.

 

 

Compétences techniques et aptitudes

- Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Excel, Word, …)  

- Connaissance des outils de gestion du temps, des missions, etc. (e-Temptation, Peoplesoft, etc.). Une formation à ces outils sera assurée.

- Anglais (niveau suffisant pour passer des communications téléphoniques de base)

 

Sens du résultat et réactivité, autonomie, esprit d'initiative, adaptabilité, gestion des priorités, aisance relationnelle, esprit d’équipe, discrétion et respect de la confidentialité sont les qualités attendues dans ce poste.

Information publication

Accessible aux personnes porteuses d'un handicap :

Oui