Au sein du Centre de Résultats Transports, vous aurez en charge le secrétariat du Directeur et interviendrez en support pour le secrétariat de son adjoint. Vous serez amené(e) à coordonner l’activité de secrétariat de direction et assurer l’assistance des autres membres de la direction, notamment des responsables de programme
- Préparer et suivre administrativement les propositions commerciales auprès des industriels ; de l’offre à la facturation en coordination avec les responsables de programme, les ingénieurs d’affaires et les chefs de projets concernés.
- Préparer et organiser les réunions (ordre du jour, dossiers, logistique,...),
- Gérer les agendas, (gestion de planning, organisation des déplacements, filtrage téléphonique, etc),
- Gérer les ordres de missions, les notes de frais, les demandes d'achats, les commandes de fournitures, et l'horaire variable (logiciel de gestion des temps e-temptation).
Assurer l'enregistrement des documents (référencement, classement, archivage,...)
BTS Secrétariat ou équivalent
avec expérience professionnelle significative dans des fonctions équivalents
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, et, idéalement , Progress et E-Temptation,)
Capacité à se familiariser rapidement avec les procédures et outils IFPEN
Anglais : lu, écrit et parlé
Poste à pourvoir rapidement