Au sein d'IFPEN, IFP School accueille chaque année plus de 300 ingénieurs du monde entier pour une formation professionnelle dans les domaines de l'énergie, de la transition énergétique et de la mobilité durable.

Dans un contexte d'expansion des programmes d'enseignement liés aux Nouvelles Technologies de l'Énergie, l'équipe des gestionnaires pédagogiques d'IFP School a besoin de votre renfort ! 

En tant que gestionnaire pédagogique transverse, vous coordonnerez des tâches administratives et pédagogiques pour les quatre centres d'enseignement d'IFP School, en soutenant divers programmes pendant les périodes de forte activité.

Vos responsabilités incluront la gestion des emplois du temps, des vacataires, des notes et des feedbacks des élèves, des déplacements pédagogiques, ainsi que le suivi des élèves, tout en assurant une assistance administrative générale.

• Planning et gestion des vacataires

Vous assurerez la mise à jour des emplois du temps des scolarités en coordination avec les responsables de programme et la réservation des salles via une application dédiée.

Vous gérerez également les interventions des professeurs extérieurs, y compris l'envoi des contrats de vacation et la mise à disposition des supports de cours aux élèves.

• Gestion des notes et des feedbacks 

Vous préparerez la documentation pour les enseignants externes, gérerez les achats de prestations et assurerez les commandes de reprographie des supports de cours.

De plus, vous préparerez l'application de gestion des notes des élèves, éditerez les relevés de notes et gérerez les enquêtes auprès des élèves.

• Déplacements pédagogiques

Vous organiserez les déplacements des promotions d'élèves, les sorties pédagogiques et les visites de sites, ainsi que les jurys pour les admissions et les diplomations.

• Suivi des élèves

Vous assurerez un suivi régulier des élèves, fournissant des informations sur les programmes et les outils du système d'information élèves, ainsi que le suivi des conventions de stage et la préparation des attestations de notes.

• Assistance et autres responsabilités

En plus de vos tâches principales, vous organiserez des réunions internes, gérerez l'archivage en conformité avec le RGPD, traiterez le courrier et organiserez des réunions de centres.

Très ponctuellement

• Maitrise du pack office en particulier Word et Powerpoint
• Excellente communication et fort esprit d'équipe
• Ponctualité, rigueur, excellente organisation
• Dynamisme et proactivité 

BTS secrétariat ou équivalent universitaire

Une première expérience dans un poste similaire serait un plus