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Moteur de recherche d'offres d'emploi IFP ENERGIES NOUVELLES

Assistant H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2020-308  

Attributs du poste

Intitulé du poste

Assistant H/F

Statut

OETAM

Contrat

CDD Terme Précis

Si CDD (durée exprimée en mois)

12 mois renouvelable

Temps de travail

Temps plein

Lieu d'exercice

Rueil-Malmaison

Localisation du poste

Lieu d'exercice

RUEIL-MALMAISON

Description du poste

Contexte

 

Le Centre Motorisations et mobilité durable d'IFP School fonctionne avec l'appui de trois assistantes pédagogiques chargées :

·        de l'administration des trois cycles de formation de l'École sur le site de Rueil, à savoir Energie et motorisations, Powertrain Engineering et Énergie et produits,

·        d'une contribution aux activités fédérales de l'École

·        de l'appui au Master spécialisé Groupes motopropulseurs électriques, hybrides et thermiques et du Master Recherche en Groupes motopropulseurs électriques, hybrides et thermiques

·        de la gestion administrative du Centre MMD

Sous la responsabilité directe du directeur du centre, vous serez assistante pédagogiques d'un de ces programmes ingénieur.

Par ailleurs, vous serez « référent IFP School » auprès des étudiants du programme durant toute la scolarité et  notamment en charge de l’application des règles administratives et du respect du règlement intérieur à l’Ecole.

Mission(s) principale(s) et activités


Gérer la scolarité :

Emploi du temps de la formation (saisie et modifications)
Relations avec les intervenants extérieurs (convocations, accueil, notes de frais, ...)
Organisation des déplacements des promotions d'élèves (visites d'usines et voyages d'étude)
Gestion des prêts de livres auprès des étudiants
Gestion de la reprographie,
Mise en ligne des supports de cours sur le LMS,
Gestion de la logistique des cours (réservation des salles, édition des supports de cours, commandes d'achat de prestations, ...)
Préparation et organisation des examens
Préparation des enquêtes élèves et contribution à leur dépouillement
Intégration des notes dans l’application et publication des rélevés
Relation avec les assistantes des autres partenariats académiques
 

Suivre le recrutement des élèves :

Suivi des dossiers de candidature
Organisation du planning des entretiens
Accueil des candidats
 

Vous contribuerez également, en collaboration avec une autre assistante, aux activités de secrétariat classiques du Centre (organisation de réunions, courriers, suivi administratif, demandes d’achat, …)

Déplacement à prévoir (périodicité, durée, destination)

Pas de déplacement

Critères candidat

Diplôme(s), niveau d'études

BTS secrétariat de direction ou équivalent

Expérience(s) professionnelle(s) souhaitée(s) (nature, durée, précisez si débutant accepté)

Assistante confirmée - 5 ans d'expérience

Compétences techniques et aptitudes

Compétences techniques :

Bon niveau d'anglais : conversation, mail, téléphone
Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
Capacité à prendre en compte les outils de gestion informatique
 
Compétences comportementales :

Rigueur et sens de l'organisation
Sens relationnel et esprit d'équipe indispensable
Dynamisme, capacité d'initiative et autonomie
 Coopération
Adaptation 
Ouverture d’esprit et innovation
Efficacité, sens du résultat

Information publication

Accessible aux personnes porteuses d'un handicap :

Oui