Le secrétariat sera composé de deux assistantes localisées dans le même bureau et qui prendront en charge les personnels de deux directions.
Les deux assistantes se partageront le plus équitablement possible la charge nécessaire pour assurer le support administratif (important volume de documents émis, gestion qualité et sécurité, missions…) pour les deux directions et devront assurer la continuité de service en cas d'absence du binôme.
L’assistant(e) de la direction contribue à l'efficacité des managers et des équipes.
Il/Elle prépare, facilite, anticipe et suit le travail des managers. Il/Elle contribue à la vie du service en prenant en charge une ou plusieurs activités déléguées.
Dans le présent poste, la personne aura à s'occuper des équipes des directions R05 et R06 dont les personnels sont majoritairement à Solaize.
Il s'agira de :
Gérer l'emploi du temps des directeurs et chefs de département : gestion du planning, organisation des déplacements, organisation des réunions et rendez-vous, ...
Assurer les tâches de secrétariat afférant au personnel des départements : gestion des documents (CR, notes et rapports), établissement des OM et notes de frais, organisation des réunions du personnel du département... Mettre en forme des comptes-rendus, rapports, diffusion et archivage/capitalisation de l'ensemble, relecture de certains documents, remonté d’indicateurs sécurité….
Concernant les activités transverses, l’assistance prendra plus particulièrement en charge l’ensemble des activités scientifiques de la direction R05 en support au directeur et à l’adjoint scientifique au directeur : suivi des thèses, préparation des évaluations scientifiques de la direction et suivi des indicateurs concernés, rapport d’autoévaluation de la direction….
La personne intégrera une équipe dont le fonctionnement est basé sur le partage des contraintes pour assurer une continuité de service.
Informatique de gestion et bureautique
Conseil
Gestion de l'information
Organisation/planification
Efficacité et gestion des priorités
Anglais
Coopération : suppléance et solidarité avec les autres assistantes
Sens du service et relationnel Adaptation : informatique bureautique, nouvelle organisation, nouveaux outils numériques et de communication.
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